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Por qué las reuniones de control semanales son improductivas y qué puede hacer al respecto


La proliferación de «reuniones de control» remotas y bien intencionadas durante la pandemia sólo ha dificultado el trabajo. Según las encuestas, la mayoría de los trabajadores dice que quiere menos reuniones y que esas reuniones los hacen menos productivos, pero hay somos formas de controlar todos los «puntos de contacto» que llenan su calendario. A continuación, le indicamos cómo puede recuperar su horario sin alienar a sus compañeros de trabajo.

Una «reunión de registro» informal es en realidad solo otra reunión formal

La colaboración y la socialización son mucho más difíciles con el trabajo remoto que trabajando juntos en una oficina. Para compensar, muchos trabajadores han agregado más reuniones de «registro» a su agenda; resulta que demasiadas, como un encuesta reciente sobre empleados remotos revela que el 70% de los encuestados esperan tener menos reuniones una vez que regresan a la oficina. Y debido a que un empleado remoto es literalmente menos visible, es más probable que los supervisores se apoyen en los «controles» para asegurarse de que el empleado esté bien.

El problema es que muchas de estas reuniones son simplemente menos efectivas que las reuniones espontáneas entre los barrios que alguna vez llamaron trabajo de oficina. Para todos los beneficios de trabajar de forma remota, coordinar una «llamada rápida» también requiere un chat de texto, invitaciones para enviar y una parte de su calendario para reclamar. Anteriormente, cuando un colega estaba abrumado en la oficina, era más probable que usted para ver y volver más tarde, a menos que sea urgente.

E incluso estas reuniones virtuales adicionales no siempre son efectivas, especialmente para llamadas grupales. No hay conversaciones secundarias, menos interjecciones aclaratorias y, con las videoconferencias, hay un efecto panóptico de estar siempre «activo», lo que lleva a Fatiga del zoom (compare una «hora feliz» virtual con una fiesta real en la oficina). Mientras que un estudio encontró que la duración promedio de las reuniones disminuyó en un 20% durante la pandemia, es no es claro que son más eficaces.

Cómo evitar demasiadas reuniones de registro

  • Bloquea tiempo en tu horario para el trabajo real. Según La Musa, un gerente medio suele dedicar el 35% de la jornada laboral a reuniones. Si bien esto puede no ser completamente evitable, debe reservar grandes porciones de dos a tres horas para el trabajo que requiera una concentración prolongada. Asimismo, conviene reservar un tiempo en el que somos También disponible para reuniones, ya que desea ser flexible para el equipo según sea necesario.
  • Insista en una agenda. Si las reuniones se prolongan sin mucho propósito o con demasiada charla, pide una agenda, incluso si es algo informal, como un puñado de viñetas publicadas en Slack. Es razonable solicitar una agenda para que pueda estar preparado para la reunión. Además, las agendas tienen el beneficio adicional de darle estructura a la reunión, ya que siempre puede llevar una conversación digresiva a los objetivos establecidos de la reunión.
  • Aprenda a rechazar las reuniones cortésmente. Siempre que pueda proporcionar un informe por hora de su trabajo y explicar sus prioridades, es posible rechazar una reunión porque está demasiado ocupado. Aquí es donde un calendario congelado puede resultar útil, ya que el problema se convierte en un «conflicto de programación».
  • Asegúrese de que su supervisor conozca su estilo de comunicación. Los supervisores no leen la mente y algunos de sus subordinados directos requerirán más atención que otros, pero eso no significa que necesite una llamada de control individual cada semana solo porque alguien más lo necesite. Por ejemplo, no hay nada de malo en sugerir cortésmente reuniones quincenales en lugar de reuniones semanales, o una llamada telefónica en lugar de un chat de video, por ejemplo.

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